Vooral voor en na een vakantie en tijdens drukke periodes (die wel aan elkaar geplakt lijken te zitten) loopt mijn e-mailbox over. E-mails van zowel werk als privé en berichten van ouderportalen van school en de Whatsappjes stromen binnen op mijn mobiel. Deze bulk aan informatie zorgde bij mij toch wel voor wat e-mailstress momentjes, dus het was tijd om er wat op te vinden!
Niets vergeten?!
Ken je het? De ouderavond van je zoon valt precies samen met de training van je jongste dochter. Die ‘je-komt-toch-zeker-wel-opdraven’ ledenvergadering valt weer samen met jouw sportavondje. Of je op woensdag toch naar die speciale meeting op werk wilt komen? Uh….dat is eigenlijk mijn enige vrije dag, want ik werk al 32 uur. Ennu….wanneer moesten die loten nou weer ingeleverd zijn? Zoveel keuzes moeten maken en je wilt ook niets vergeten. Ik heb er bijna een dagtaak aan om alles in mijn agenda bij te werken.
Nieuw prioriteiten systeem
Omdat ik hieraan zoveel tijd kwijtraakte, besloot ik om een soort systeem in mijn e-mail toe te passen (naast dat heerlijke bulletjournal overzicht wat ik al had natuurlijk). Ja, ja, chaotische stuiterbal meets structuur-freak! Vooral in mijn e-mail kwam alles in onstopbare stromen binnen. Daarom zou het me daar de meeste tijdswinst opleveren. Hoe heb ik dat gedaan?
1. Meerder mailboxen
Ten eerste even een ‘Hallelujah’ voor de standaard ‘Prioriteit’ en ‘Overig’ mappen (in Outlook, Hotmail en Gmail), die maken het al een stuk overzichtelijker. Daarbij is het handig om meerdere mailboxen te hebben.
Natuurlijk heb je voor je werk een andere mailbox dan voor thuis, maar ik heb mijn ‘systeem’ voor beide toegepast. Daarnaast heb ik ook nog een aparte mailbox voor nieuwsbrieven voor bijvoorbeeld leuke kleding, weetjes en andere mailinglijsten. Heel praktisch, werkt voor mij super deze scheiding!
2. Verdeling in prio-mappen
In mijn mailboxen heb ik 4 extra mappen toegevoegd, namelijk:
– Vandaag
– Morgen
– Volgende week
– Later / Lezen
Hierdoor maak ik gelijk voor mezelf heel duidelijk waar mijn prioriteit ligt en of er een actie van me verwacht wordt. Als ik alle mails heb verdeeld, open ik de ‘vandaag’-map en ga vanuit deze map (naar prioriteit) werken. Zo kan ik geen dingen vergeten die echt vandaag actie horen te krijgen. Soms is het zo druk dat ik amper aan ‘volgende week’ of ‘morgen’ toe kom, maar dat is geen e-mailstress, maar het moment dat ik goed moet gaan kijken of ik niet teveel hooi op mijn vork heb.
3. 2x per dag checken
We hebben vaak de behoefte om gelijk op een e-mail of appje te reageren, maar als het geen spoed heeft, hoeft dit natuurlijk helemaal niet. Het is fijn om snel antwoord te krijgen, maar inmiddels is het woord ‘geduld’ of ‘even wachten’ onbekend en springen we gelijk in de actie (of verwachten dat). Het is beter en stukken relaxter (geen e-mailstress) voor jezelf om eerst rustig af te maken waar je op dat moment mee bezig bent.
Daarom check ik mijn hoofd-mailboxen twee keer per dag. Dus ’s ochtends (zowel privé als werk) en verplaats ik de mails in de juiste mapjes. Dan is mijn mailbox leeg en voelt dat super. Na de lunch doe ik dat nogmaals en ik weet dan precies hoe laat ik ongeveer naar huis zou kunnen! Bij echte spoed verwacht ik gewoon een belletje. En ja, soms wat onbegrip, maar iemand anders zijn stress, is niét die van mij!
Digitaliseren
Nu heb ik al een gedeelde agenda met mijn werk, vriend, kinderen en ouders, wat super handig is om terug en vooruit te kijken. Dit helpt zeker met het plannen.
Zouden scholen en verenigingen ook niet kunnen kijken naar wat digitale mogelijkheden om het voor ouders makkelijker te maken. Laat mensen gelijk wel of niet accepteren voor een bijeenkomst. En als je dan gaat, geef gelijk de mogelijkheid om deze in jouw agenda te schieten of door te sturen. Dan kan ik de administratie met rust laten en meer échte tijd met mijn kinderen doorbrengen. Wat vinden jullie? Of is dit mijn persoonlijke technische tik?
